Microsoft Teams Direct Routing – Kostenübersicht

Microsoft Teams & Klassische Telefonie?

Jeder kennt es: Man möchte beim Kunden anrufen und muss erst die Telefonnummer aus Outlook ins Festnetztelefon eintippen. Fehleranfällig, naja. Zeitaufwändig, nervig und kostspielig, auf jeden Fall.

Mehr als 20 Telefone? Die Digitalisierungsbox der Telekom kapituliert schon bei 20 Endgeräten. Freilich gibt es die Cloud Telefonanlagen Anbieter, da ist man aber im Schnitt direkt ~15,00€ pro Telefon los und hat immer noch keine wirklich toll in den PC eingebundene Telefonie. Klar kann man mit Softphones auch diese Funktion hinterher basteln, die kosten aber auch gleich wieder ~50,00€ pro Benutzer, vom administrativen Aufwand gar nicht zu sprechen.

Microsofts Ansatz

Microsoft 365 hat nun mittlerweile doch in die meisten Unternehmen Einzug gefunden. Nahe liegt die Idee der Integration von klassischer Festnetz-Telefonie in Microsoft Teams.

Je nach Ihren Anforderungen stehen innerhalb von Microsoft 365 zwei Optionen zur Telefonie zur Verfügung:

1. Full-Service durch Microsoft (teurer)
2. Betrieb eines eigenen Servers und Durchleitung der Gespräche an Microsoft (flexibler)

Die Optionen im Vergleich

Beide der Optionen haben selbstverständlich ihr für und wieder, so stellt Option 1 einen voll verwalteten Service wie Exchange Online dar. Lediglich ein Formular zur Portierung muss ausgefüllt werden & fertig. Die Alternative birgt etliche Fallstricke, kann aber wenn korrekt implementiert zu enormer Kostenersparnis beitragen.

Microsoft Calling Plan

Der verwaltete Dienst setzt sich je nach zu Grunde liegendem Basisvertrag aus mehreren Komponenten zusammen. Einen Teil stellt der Microsoft Calling Plan, der die jeweiligen Gesprächsminuten beinhaltet, hier ist Microsoft bezüglich der Kosten nicht vollständig transparent. Es gibt drei Pläne, eine Plan fürs Inland, einen fürs In- & Ausland sowie einen Plan mit 120 Inlandsminuten. Preislich liegen diese Pläne so zwischen 5,00€ und 20,00€.

Ich erwähnte den Basisvertrag hier, da Kunden mit Office/Microsoft 365 E5 bereits die zweite notwendige Komponente besitzen: das Telefonsystem. Diese Komponente stellt die technischen Voraussetzungen für die Telefonie zur Verfügung, unter anderem die Möglichkeit Warteschlangen und automatische Antworten anzulegen. Für nicht E5 Kunden schlägt das Telefonsystem mit 6,70€ monatlich / Benutzer zu Buche.

Für die erste Option werden simultan beide Lizenzen, die kumuliert ~16,70€ bei einer Inlands-Flat kosten, für jeden Benutzer benötigt.

Ein Rechenbeispiel für 30 Telefoniebenutzer

Microsoft Direct Routing

Die zweite Option erlaubt für den Betrieb eines eigenen Session Border Controllers, der Gespräche zwischen Microsoft 365 und dem öffentlichen Telefonnetzwerk vermittelt. Diese Option benötigt auf Microsoft 365 Seite weiterhin die Telefonsystem Lizenzen, der Calling Plan fällt jedoch weg. Hinzu kommen jedoch die Lizenzgebühren für den Session Border Controller, Gebühren des Serverhostings und die Personalkosten für die Administration. 

Auch hier einmal die Beispielsrechnung für 30 Telefoniebenutzer mit DE Allnet Flat (4 Simultane Gespräche)

Hier lässt sich direkt erkennen, dass für die Situation mit nur 30 Endbenutzern eine Ersparnis in Höhe von ~2.600 € jährlich erzielt werden kann. Noch größer wird das Sparpotential bei viel internationaler Telefonie. Für ein Flat-Modell würde bei der voll verwalteten Microsoft Lösung ein Calling Plan für ~20€ pro Benutzer / Monat benötigt werden. Mittels des Session Border Controllers können günstige SIP-Trunks aus den jeweiligen Destinationsländern eingebunden werden und im Zielland zum lokalen Festnetz-Tarif telefoniert werden. Der PBX-Anbieter 3CX hat für jedes Land eine erstaunlich gute Übersicht an SIP-Trunk Anbietern, hier können bei frequenter Auslandstelefonie horrende Kosten vermieden werden. Die Gesprächsminute ins Französische Mobilfunknetz beläuft sich auf ~0,25€. Haben sie viel Kundschaft in Frankreich sind schon bei nur 20 Stunden monatlicher Telefonie 300€ an Kosten angefallen, hier lohnt ein französischer SIP-Trunk schon, zusätzlich können sie Ihren Kunden eine französische Festnetznummer anbieten unter der sie erreichbar sind.